Polskie dokumenty w hiszpańskim urzędzie: kiedy apostille, a kiedy tłumaczenie

Nie każdy polski dokument składany w Hiszpanii wymaga apostille. Najpierw ustal rodzaj dokumentu i procedurę, w której ma zostać użyty. Dokumenty objęte rozporządzeniem Unii Europejskiej (UE) 2016/1191, stosowanym od 16 lutego 2019 r., są zwolnione z legalizacji i podobnych formalności (art. 4); tłumaczenie jest odrębną kwestią.

Zacznij od wymagań odbiorcy

Poproś hiszpański urząd o wykaz załączników dla konkretnej sprawy. Ustal, czy potrzebuje oryginału, określonego odpisu, dokumentu o odpowiedniej dacie wystawienia i tłumaczenia. Słowo „legalizacja” bywa używane potocznie, dlatego zapytaj, jaki dokładnie wymóg urząd ma na myśli.

Zrób spis dokumentów i rozpatrz każdy osobno. Akt urodzenia, dyplom uczelni i prywatne zaświadczenie pracodawcy nie podlegają automatycznie tym samym zasadom.

Dokumenty objęte uproszczeniami Unii Europejskiej (UE)

Rozporządzenie 2016/1191 obejmuje wskazane dokumenty urzędowe dotyczące między innymi urodzenia, małżeństwa, nazwiska, miejsca zamieszkania czy obywatelstwa. Obejmuje również zaświadczenie o niekaralności, jeśli wydało je państwo obywatelstwa osoby, której dotyczy (art. 2 ust. 1 lit. m rozporządzenia 2016/1191). Gdy polski dokument mieści się w jego zakresie i jest przedstawiany hiszpańskiemu organowi, nie trzeba opatrywać go apostille dla potwierdzenia autentyczności.

Do wybranych dokumentów można uzyskać wielojęzyczny formularz standardowy. Składa się go razem z dokumentem, a nie zamiast niego. Jeżeli zawarta w formularzu informacja wystarcza odbiorcy, może on zastąpić tłumaczenie. Wyjątkowo urząd może mimo formularza zażądać tłumaczenia przysięgłego, jeśli nie rozumie treści dokumentu. Nie jest to ogólne zwolnienie dotyczące wszystkich dyplomów i dokumentów zawodowych.

Gdy apostille jest potrzebna

Występuje się o nią w państwie, które wystawiło dokument. Dla polskich dokumentów sprawdź właściwy organ na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ). Część spraw prowadzi MSZ, ale dyplomy ukończenia studiów, suplementy, ich odpisy i duplikaty, zaświadczenia o ukończeniu studiów, dyplomy doktorskie i habilitacyjne oraz świadectwa studiów podyplomowych uwierzytelnia dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA). Inne dokumenty związane ze studiami uwierzytelnia uczelnia, która je wydała. Gdy wymaga tego inne państwo albo w innych uzasadnionych przypadkach, takie dokumenty uwierzytelnia dyrektor NAWA. Nie wysyłaj więc automatycznie każdego dyplomu pod adres ministerstwa.

Rodzaj dokumentu może wymagać wcześniejszego poświadczenia, przykładowo dokument notarialny — poświadczenia właściwego sądu okręgowego. Sprawdź tę kolejność przed wysyłką. Apostille nie nada się na kserokopii dokumentu ani na kserokopii tłumaczenia przysięgłego. Zachowaj potwierdzenie nadania i kopie, a oryginały przekazuj zgodnie z wymaganiami właściwej instytucji.

Jak rozstrzygnąć tłumaczenie

Tłumaczenie nie jest potrzebne, gdy dokument jest sporządzony po hiszpańsku albo w innym języku, który Hiszpania wyraźnie przyjmuje (art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia 2016/1191). Dla dokumentów objętych tym rozporządzeniem obowiązuje dodatkowo zasada z art. 6 ust. 2: tłumaczenie uwierzytelnione wykonane przez osobę uprawnioną w jednym państwie UE jest akceptowane w pozostałych.

Ustal z osobą wykonującą tłumaczenie komplet stron, pieczęci i załączników.

Jeśli urząd kwestionuje komplet

Poproś o pisemne wskazanie braku i podstawy żądania. Przy dokumencie objętym uproszczeniami UE wskaż jego rodzaj oraz odpowiedni przepis. Uwierzytelnienie dokumentu i jego tłumaczenie nie rozstrzygają osobnej sprawy uznania kwalifikacji lub skutków prawnych dokumentu.