E-faktury B2B w Hiszpanii: jak ustalić termin 2027–2028 i przygotować firmę

Obowiązkowa wymiana elektronicznych faktur między firmami w Hiszpanii ma rozpocząć się etapami: 6 października 2027 r. dla podmiotów z obrotem przekraczającym 8 mln euro, a 6 października 2028 r. dla pozostałych. Najpierw ustal, czy twoje transakcje są objęte systemem, i wybierz sposób wystawiania oraz odbierania faktur. To odrębny obowiązek od wymagań dotyczących systemów informatycznych do fakturowania (sistemas informáticos de facturación, SIF; VERI*FACTU).

Sprawdź obrót i kontrahentów

Harmonogram hiszpańskiej agencji podatkowej (Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT) wiąże próg 8 mln euro z wartością obrotu dla podatku VAT (volumen de operaciones a efectos del IVA) w poprzednim roku kalendarzowym. Nie zastępuj tego wskaźnika dochodem po odliczeniu kosztów ani saldem rachunku bankowego. Poproś księgowego o ustalenie właściwej grupy i zachowaj wyliczenie.

Przepisy dotyczą określonych operacji między przedsiębiorcami i profesjonalistami, gdy odbiorca ma w Hiszpanii siedzibę działalności, stały zakład albo właściwe miejsce zamieszkania, do którego kierowana jest operacja. Sprzedaż konsumentowi i transakcja z klientem wyłącznie w Polsce wymagają odrębnej oceny; nie oznaczaj wszystkich faktur jako hiszpańskie B2B tylko dlatego, że wystawiasz je jako autónomo.

Istnieją wyjątki dotyczące części faktur uproszczonych (facturas simplificadas). Przeanalizuj rodzaje dokumentów używane w działalności, zamiast zakładać jednolity obowiązek dla każdego paragonu.

Poradnik opisuje zasady ogólnokrajowe. Jeśli rozliczasz się w systemie foralnym (régimen foral) Kraju Basków (País Vasco) albo Nawarry (Comunidad Foral de Navarra), korzystanie z rozwiązania publicznego regulują Concierto Económico i Convenio Económico oraz porozumienia foralnych administracji podatkowych (Haciendas Forales) z AEAT — sprawdź zasady w administracji podatkowej swojego terytorium. Na Wyspach Kanaryjskich zamiast VAT obowiązuje podatek IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), a w Ceucie i Melilli podatek IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación) — sposób ustalenia progu obrotu ustal z księgowym.

Wybierz drogę wymiany

System przewiduje prywatne platformy wymiany (plataformas privadas), publiczne rozwiązanie AEAT (solución pública de facturación electrónica) albo połączenie obu dróg. Przepisy przewidują bezpłatny dostęp do rozwiązania publicznego. Nie oznacza to bezpłatności usług każdego prywatnego dostawcy ani gotowości wszystkich funkcji już dzisiaj.

Zapytaj dostawcę programu o:

• obsługę właściwego formatu i wymiany z systemami kontrahentów;
• odbieranie faktur zakupowych, nie tylko wysyłanie sprzedażowych;
• przekazywanie wymaganej kopii do rozwiązania publicznego;
• archiwum, dostęp księgowego i eksport danych przy zmianie programu;
• harmonogram aktualizacji oraz koszty wdrożenia.

Zwykły PDF przesłany e-mailem nie zastępuje wymaganej ustrukturyzowanej faktury. W przepisach istnieją rozwiązania przejściowe dotyczące czytelnej kopii PDF, ale jest ona dodatkiem do właściwego dokumentu.

Przygotuj dane i odpowiedzialność

Uporządkuj numery identyfikacji podatkowej (NIF), pełne dane kontrahentów, serie i numery faktur. Ustal, kto obsługuje odrzucenia, korekty i informacje o płatnościach. Obowiązek przekazywania informacji o stanie faktur i ich zapłacie ma osobny harmonogram: 6 października 2027 r. dla podmiotów z obrotem powyżej 8 mln euro, 6 października 2028 r. dla pozostałych osób prawnych i podmiotów, a 6 października 2029 r. dla osób fizycznych, w tym autónomos. Zlecenie wystawiania dokumentów księgowemu nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za spełnienie obowiązków.

Przetestuj z dostawcą zarówno sprzedaż, jak i zakup oraz błędne dane odbiorcy. Zachowaj wyniki testów i instrukcję odzyskania dokumentów. Nie wystawiaj drugiej faktury z nowym numerem wyłącznie dlatego, że pierwsza nie dotarła technicznie.

Nie łącz dwóch kalendarzy

Wdrożenie faktur B2B oraz dostosowanie SIF/VERIFACTU sprawdzaj osobno. Komunikat Ministerstwa Finansów (Ministerio de Hacienda) z 5 października 2026 r. o planowanym przesunięciu obowiązków VERIFACTU do października 2028 r. nie zmienia automatycznie obowiązującego aktu. Przed zawarciem umowy na oprogramowanie porównaj aktualny harmonogram AEAT i zakres zapewnienia dostawcy dla obu obowiązków.