Systemy fakturowania (SIF) i tryb VERI*FACTU z wysyłką zapisów faktur do urzędu: czy twój program wymaga dostosowania

Jeśli prowadzisz działalność w Hiszpanii i wystawiasz faktury za pomocą systemu informatycznego, sprawdź wymagania dla systemów informatycznych do fakturowania (sistemas informáticos de facturación, SIF), potocznie łączonych z VERI*FACTU (trybem, w którym system na bieżąco wysyła zapisy faktur do hiszpańskiej administracji podatkowej). O obowiązku nie decyduje sama nazwa programu ani fakt, że wysyłasz fakturę w formacie PDF. Liczą się twoja sytuacja podatkowa i funkcje używanego narzędzia.

Ustal właściwy system podatkowy

Zasady hiszpańskiej administracji podatkowej (Agencia Tributaria, AEAT) obejmują osoby i podmioty prowadzące działalność, które podlegają m.in. podatkowi dochodowemu od osób fizycznych z działalności (IRPF), podatkowi od osób prawnych (Impuesto sobre Sociedades) albo podatkowi dochodowemu nierezydentów (IRNR) przez stały zakład w Hiszpanii i mają adres podatkowy (domicilio fiscal) we wspólnym obszarze podatkowym (territorio común), czyli poza Krajem Basków i Nawarrą. Kraj Basków i Nawarra mają odrębne reguły.

Podmioty objęte systemem natychmiastowego przekazywania ksiąg rejestrowych VAT (IVA) przez e-urząd AEAT (Suministro Inmediato de Información, SII) są wyłączone z rozporządzenia o systemach fakturowania (Reglamento de sistemas informáticos de facturación, RRSIF, przyjęte dekretem królewskim — Real Decreto — 1007/2023), także gdy przystąpiły do SII dobrowolnie. Nie oznacza to zwolnienia z obowiązków SII.

Excel nie przesądza odpowiedzi

AEAT rozróżnia sposób używania narzędzia. Arkusz lub edytor służący wyłącznie wpisaniu danych, wystawieniu, wydrukowaniu i przechowaniu faktur nie musi być SIF. Jeżeli dodatkowo przetwarza dane do ksiąg VAT, IRPF, księgowości lub innych wyników służących realizacji obowiązków podatkowych, może już podlegać wymaganiom.

Przykładem podawanym przez AEAT jest makro generujące rejestr faktur wystawionych (libro registro de facturas expedidas). Nie zakładaj więc, że każdy Excel jest wyłączony albo że każdy dokument Word musi zostać zastąpiony. AEAT może sprawdzić, czy używany arkusz lub edytor spełnia kryteria SIF, biorąc pod uwagę jego funkcje i narzędzia.

Faktury wystawiane wyłącznie ręcznie (bloczki, pismo ręczne lub maszynowe) nie podlegają RRSIF. Jeśli jednak choć część faktur wystawiasz w programie objętym wymaganiami, AEAT co do zasady wymaga, aby cała sprzedaż była fakturowana tym systemem; łączenie faktur ręcznych z fakturami z SIF nie jest dopuszczalne.

Sprawdź terminy, nie tylko reklamę dostawcy

Według art. 3 dekretu z mocą ustawy (Real Decreto-ley, RDL) 15/2025, w mocy od 4 grudnia 2025 r., systemy podatników podatku od osób prawnych (Impuesto sobre Sociedades) muszą być dostosowane przed 1 stycznia 2027 r., a pozostałych objętych podmiotów, w tym osób pracujących na własny rachunek (autónomos), przed 1 lipca 2027 r.

Ministerstwo Finansów (Ministerio de Hacienda) 5 października 2026 r. zapowiedziało przesunięcie terminów do października 2028 r. i zbieżność z obowiązkowym e-fakturowaniem dla firm o rocznym obrocie do 8 mln euro (stan na 5.10.2026). Zapowiedź wymaga zmiany przepisów. Przed ustaleniem ostatecznej daty wdrożenia sprawdź aktualny komunikat AEAT i obowiązujący akt w dzienniku urzędowym (Boletín Oficial del Estado, BOE).

Co uzyskać od dostawcy

Przekaż nazwę i wersję programu oraz opis działalności. Poproś o pisemne wskazanie:

• czy używana wersja spełnia wymagania RRSIF właściwe dla twojego przypadku;
• jak system zapewnia integralność i niezmienność, identyfikowalność, przechowywanie, dostępność i czytelność zapisów oraz rejestr zdarzeń (wymagania wymienione przez AEAT).

Nie usuwaj historii faktur, aby rozpocząć korzystanie z nowego programu.

Odrębnie sprawdź e-faktury między firmami (B2B)

Zgodność programu z wymaganiami SIF nie oznacza automatycznie przygotowania do wymiany elektronicznych faktur z kontrahentami. Zapytaj dostawcę o oba obowiązki osobno, aby jedna ogólna deklaracja „obsługujemy VeriFactu” nie zastąpiła konkretnego planu wdrożenia.