Sprzedaż konsumentom w Unii Europejskiej (UE) z Hiszpanii: rejestracja w systemie jednego okienka (OSS) i rozliczenie podatku od towarów i usług (VAT, IVA)

Jeżeli firma z Hiszpanii sprzedaje towary na odległość konsumentom w innych państwach Unii Europejskiej (UE), system jednego okienka (One-Stop Shop, OSS) dla podatku od towarów i usług (VAT) może uprościć rozliczenia. Rejestrujesz odpowiednie transakcje w jednym państwie i za jego pośrednictwem przekazujesz podatek krajom konsumpcji. OSS jest dobrowolną procedurą rozliczenia, a obowiązek zastosowania VAT właściwego państwa trzeba ocenić osobno.

Sprawdź rodzaj sprzedaży i próg

Ten poradnik dotyczy przede wszystkim sklepu ustanowionego w Hiszpanii, wysyłającego stąd towary do osób prywatnych w UE, oraz właściwych dla OSS usług konsumenckich. Sprzedaż firmom, import spoza UE i operacje na terytoriach poza unijnym obszarem VAT wymagają odrębnej kwalifikacji.

Próg 10 000 euro bez VAT (art. 73 ust. 1 ustawy o VAT — Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.) liczy się łącznie dla objętych nim wewnątrzunijnych sprzedaży na odległość i usług telekomunikacyjnych, nadawczych oraz elektronicznych. Nie jest osobnym limitem dla każdego kraju ani uniwersalnym progiem wszystkich usług. Znaczenie ma poprzedni i bieżący rok kalendarzowy.

Próg działa przy określonych warunkach ustanowienia firmy; nie stosuje się go, gdy towary są wysyłane choćby częściowo z innego państwa niż państwo ustanowienia. Można również wybrać opodatkowanie w państwie konsumenta przed przekroczeniem limitu; w Hiszpanii taki wybór obejmuje co najmniej dwa lata kalendarzowe (art. 73 ust. 2 ustawy o VAT, wersja obowiązująca od 1 stycznia 2023 r.). Przy magazynie w Polsce lub innym kraju najpierw ustal właściwe zasady, zamiast automatycznie przypisywać całej sprzedaży hiszpański VAT (Impuesto sobre el Valor Añadido, IVA).

Zarejestruj właściwy wariant OSS

1. Ustal z biurem rachunkowym, które transakcje obejmie wariant unijny (régimen de la Unión).
2. Przygotuj hiszpański numer podatkowy (número de identificación fiscal, NIF) i dostęp elektroniczny. Hiszpańska administracja podatkowa (Agencia Tributaria, AEAT) wskazuje certyfikat; osoba fizyczna działająca we własnym imieniu może użyć również państwowego systemu identyfikacji elektronicznej Cl@ve.
3. Złóż elektronicznie formularz zgłoszeniowy 035 (formulario 035). Po przyjęciu do wariantu unijnego numerem w tej procedurze jest NIF nadany wcześniej przez AEAT.
4. Sprawdź datę rozpoczęcia stosowania procedury. Zasadą jest pierwszy dzień kwartału następującego po złożeniu zgłoszenia (art. 61 terdecies ust. 1 rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT — Reglamento del IVA, Real Decreto 1624/1992; strona AEAT zaktualizowana 13.10.2026). Dla wcześniejszych pierwszych transakcji istnieje szczególny tryb zgłoszenia do dziesiątego dnia następnego miesiąca (strona AEAT zaktualizowana 13.10.2026), z wypełnieniem rubryki o transakcjach sprzed rejestracji („Comunicación de operaciones previas”).

Samo wysłanie formularza nie uzasadnia dowolnego rozliczenia wcześniejszych miesięcy przez OSS. Według AEAT, dopóki nowe procedury nie zostaną włączone do umów finansowych państwa z Krajem Basków (Concierto Económico) i z Nawarrą (Convenio Económico), formulario 035 składa się w e-urzędzie AEAT także w tych regionach.

Rozliczaj kwartał i przechowuj dane

Dla unijnego OSS składa się elektronicznie deklarację OSS (modelo 369) za każdy kwartał kalendarzowy, w miesiącu następującym po jego zakończeniu (art. 163 duovicies ustawy o VAT; strona AEAT zaktualizowana 13.10.2026). Obowiązek trwa również za okres bez objętej procedurą sprzedaży, dopóki trwa rejestracja w procedurze.

Przygotuj zestawienie sprzedaży według państw i właściwych stawek, uzgodnij je z ewidencją, wyślij deklarację i zachowaj potwierdzenia oraz dowód zapłaty. Według Komisji Europejskiej (portal Your Europe, ostatnie sprawdzenie strony 13.05.2026) administracja podatkowa państwa rejestracji przekazuje należny VAT państwom, do których sprzedano towary i usługi, a dokumentację OSS przechowuje się przez dziesięć lat na potrzeby ewentualnych kontroli.

Uniknij dwóch częstych błędów

Nie wybieraj dowolnie tylko części transakcji należących do wybranego wariantu. Nie odliczaj też podatku z faktur zakupowych w modelo 369 — deklaracja OSS nie służy do takiego odliczenia. Zwrot lub rozliczenie podatku naliczonego odbywa się właściwą odrębną drogą. Pozostałe obowiązki podatkowe firmy wymagają osobnego uporządkowania.