A1 przy delegowaniu z Polski do Hiszpanii: kto wystawia i co sprawdzić

Przy czasowym delegowaniu osoby zatrudnionej z Polski do Hiszpanii zaświadczenie A1 potwierdzające dalsze polskie ubezpieczenie wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jeśli spełnione są warunki unijne. Hiszpańska Generalna Kasa Ubezpieczeń Społecznych (TGSS) wydaje dokumenty dla osób podlegających hiszpańskiemu ustawodawstwu. Sam hiszpański adres pracy nie oznacza więc, że wniosek trzeba skierować do TGSS.

Najpierw ustal, czy to delegowanie

Ten poradnik dotyczy osoby zatrudnionej, którą polski pracodawca czasowo wysyła do pracy w Hiszpanii. Regularna praca naprzemiennie w kilku państwach jest inną sytuacją i wymaga właściwej oceny oraz innego wariantu wniosku.

ZUS bada między innymi rzeczywisty związek z pracodawcą, działalność firmy w Polsce oraz warunki wysłania. Według poradnika ZUS (stan prawny na 1 lipca 2023 r.) zwykły tryb delegowania obejmuje okres nieprzekraczający 24 miesięcy i co do zasady nie służy zastępowaniu innej delegowanej osoby. Wyjątkowo ZUS dopuszcza zastąpienie osoby już delegowanej na pozostałą część przyznanego okresu, np. gdy poważnie zachoruje. Według tego samego poradnika ZUS (stan prawny na 1 lipca 2023 r.) osoba zatrudniona specjalnie w celu oddelegowania musi przed rozpoczęciem delegowania przez co najmniej miesiąc podlegać polskiemu ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego. Samo wpisanie krótszych dat w formularzu nie wystarcza do uzyskania A1.

Wniosek i potrzebne informacje

Pracodawca powinien przygotować sprawę przed rozpoczęciem wyjazdu. W kreatorze A1 ZUS wybór „pracownik” i „praca w jednym państwie” prowadzi do wniosku US-3. Formularz US-1 dotyczy innego przypadku: osoby prowadzącej działalność na własny rachunek.

Do przygotowania wniosku potrzebne będą dane osoby delegowanej i firmy, okres wyjazdu, państwo i adres wykonywania pracy oraz informacje pozwalające ocenić warunki delegowania. Kreator może wymagać dodatkowych załączników. Dane muszą odpowiadać umowie i rzeczywistemu planowi pracy.

Poproś pracodawcę o potwierdzenie złożenia wniosku, a po wydaniu dokumentu — o kopię A1. Dowód wysłania formularza nie jest jeszcze wydanym zaświadczeniem.

Sprawdź otrzymany dokument

Porównaj dane osobowe, pracodawcę, państwo oraz daty z planowanym wyjazdem. Zachowaj kopię w miejscu, do którego masz dostęp podczas pobytu w Hiszpanii. Jeśli okres pracy zostanie skrócony, wydłużony albo wyjazd się nie odbędzie, przekaż informację pracodawcy i ustal konieczne zgłoszenie do ZUS.

Przedłużenie polskiego ubezpieczenia poza zwykły okres nie następuje automatycznie. Może wymagać porozumienia właściwych instytucji; nie zakładaj, że kolejny wniosek z nowymi datami zawsze rozwiąże sprawę.

Czego A1 nie zastępuje

A1 dotyczy właściwego systemu zabezpieczenia społecznego. Osobno trzeba przygotować dostęp do opieki zdrowotnej, sprawdzić podatki oraz hiszpańskie warunki pracy i obowiązki związane ze zgłoszeniem delegowania. Dokument nie daje pracodawcy prawa do pominięcia zasad wynagrodzenia lub bezpieczeństwa obowiązujących przy pracy w Hiszpanii.

Gdy wniosek został odrzucony albo firma twierdzi, że A1 nie jest potrzebne, poproś o konkretne uzasadnienie odnoszące się do twojego modelu pracy. Wątpliwości wyjaśniaj z ZUS na podstawie umowy, harmonogramu i miejsc faktycznej pracy.