Zgłoszenie do ubezpieczenia i wyrejestrowanie (alta, baja) w Hiszpanii: jak sprawdzić pracodawcę

Swoje zgłoszenia do hiszpańskiego systemu zabezpieczenia społecznego (Seguridad Social) sprawdzisz w raporcie przebiegu ubezpieczenia (informe de vida laboral) i porównasz z faktycznymi datami pracy. Zgłoszenie rozpoczęcia pracy, jej zakończenia i zmian danych pracownika to obowiązek pracodawcy. Błędne lub brakujące dane w raporcie można reklamować w Generalnej Kasie Zabezpieczenia Społecznego (Tesorería General de la Seguridad Social, TGSS), która raport wydaje.

Co oznaczają trzy pojęcia

Zgłoszenie do ubezpieczenia (alta) to zgłoszenie rozpoczęcia pracy objętej ubezpieczeniem. Wyrejestrowanie (baja) oznacza zgłoszenie jej zakończenia. Zmiana danych (variación de datos) to zgłoszenie zmiany danych pracownika podanych przy zgłoszeniu do ubezpieczenia.

Poradnik dotyczy pracownika najemnego i zasad ogólnych. Przy terminie zgłoszenia alta rozporządzenie zastrzega odrębne zasady dla określonych grup pracowników opisanych w jego art. 43 i następnych oraz wyjątek opisany niżej.

Jakie są terminy

Terminy określa art. 32 ust. 3 hiszpańskiego rozporządzenia o rejestracji firm i zgłaszaniu pracowników do ubezpieczenia (Real Decreto 84/1996, Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social). Pracodawca zgłasza alta przed rozpoczęciem pracy, nie wcześniej niż 60 dni kalendarzowych przed planowanym dniem jej rozpoczęcia.

Ten termin zgłoszenia alta nie dotyczy zawodowych uczestników widowisk taurystycznych (profesionales taurinos) ani pracowników objętych szczególnymi systemami ogólnego systemu ubezpieczenia (Sistemas Especiales del Régimen General) dla sektora owoców i warzyw (Frutas y Hortalizas), przemysłu przetworów warzywnych (Industria de Conservas Vegetales) oraz kin, sal tanecznych, dyskotek i sal imprezowych (Empresas de Exhibición Cinematográfica, Salas de Baile, Discotecas y Salas de Fiesta). Dla nich nadal obowiązują terminy z ich przepisów szczególnych, dopóki Sekretariat Stanu ds. Zabezpieczenia Społecznego (Secretaría de Estado de la Seguridad Social) nie stwierdzi, że można stosować terminy ogólne (przepis przejściowy drugi — disposición transitoria segunda — Real Decreto 84/1996).

Dla baja i variaciones de datos ogólny termin wynosi sześć dni kalendarzowych następujących po dniu zakończenia pracy albo po dniu, w którym nastąpiła zmiana. To brzmienie nadane przez Real Decreto 643/2026, obowiązujące od 1 sierpnia 2026 r.; przy sprawie dotyczącej wcześniejszego okresu trzeba sprawdzić ówczesną wersję przepisu. Starsze materiały mogą podawać trzy dni — to wcześniejsze brzmienie art. 32. Odrębny art. 28 rozporządzenia nadal przewiduje trzy dni kalendarzowe następujące po dniu zmiany na zgłoszenie zmiany danych podanych przy nadaniu numeru ubezpieczenia (afiliación) — zgłasza ją pracodawca i w razie potrzeby pracownik. Do zmian danych podanych w zgłoszeniu alta art. 28 stosuje się w zakresie, którego nie reguluje art. 32 ust. 3 (art. 32 ust. 4).

Wyjątkowo dyrektor generalny TGSS może zezwolić pracodawcy, który uzasadni trudności, na inne terminy zgłoszeń (art. 32 ust. 3 pkt 3). Ze zgłoszeń i złożonych dokumentów możesz żądać kopii z pieczęcią potwierdzającą złożenie (art. 32 ust. 5).

Co porównać w raporcie

Raport wydaje bezpłatnie TGSS. Pokazuje wszystkie okresy zgłoszenia do ubezpieczenia i wyrejestrowania w poszczególnych systemach Seguridad Social. Sprawdź:

• nazwę pracodawcy (z numerem konta składkowego, Código de Cuenta de Cotización) i przypisany okres;
• datę zgłoszenia do ubezpieczenia (fecha de alta) oraz datę skutków zgłoszenia (fecha de efecto), która zwykle jest taka sama, ale może się różnić;
• datę wyrejestrowania (fecha de baja), jeżeli zatrudnienie się zakończyło;
• rodzaj umowy (C.T., contrato de trabajo), współczynnik niepełnego etatu (C.T.P., tipo de contrato a tiempo parcial — procent zwykłego wymiaru pracy) i grupę składkową (G.C., grupo de cotización — kategoria zawodowa od 1 do 11).

Raport nie obejmuje okresów pracy za granicą, np. w Polsce, ani niektórych systemów dla urzędników państwowych.

Jak zgłosić rozbieżność

Według Seguridad Social, jeśli w raporcie brakuje okresu albo dane są błędne, składasz reklamację danych raportu (reclamación de datos de su vida laboral) i dołączasz posiadane informacje i dowody. Wniosek o sprostowanie wskazuje strona Seguridad Social o raporcie.

Jeśli pracodawca nie zgłosił alta w terminie, możesz sam wnioskować o zgłoszenie w TGSS w każdym momencie po stwierdzeniu zaniechania; według art. 32 ust. 3 pkt 1 Real Decreto 84/1996 TGSS informuje wtedy o wniosku hiszpańską Inspekcję Pracy i Zabezpieczenia Społecznego (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

Poradnik prawny Loentiendo (aktualizacja 13.09.2026) radzi przy braku zgłoszenia najpierw zebrać dowody pracy: umowę z pieczęcią firmy, zdjęcia lub kopie odzieży roboczej, identyfikatora, służbowej poczty i dokumentów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Dalsze możliwości według tego serwisu:

• wniosek o postępowanie pojednawcze (papeleta de conciliación), a potem pozew do sądu pracy (Juzgado de lo Social) z żądaniem zgłoszenia do ubezpieczenia;
• zgłoszenie do Inspekcji Pracy, która może zgłosić pracownika z urzędu i nałożyć na firmę sankcje;
• list polecony z potwierdzeniem treści (burofax) z prośbą o wyjaśnienie, który jest też dowodem daty rozpoczęcia pracy;
• zwrócenie się do przedstawicieli pracowników w firmie.

Loentiendo ostrzega, że po pozwie, zgłoszeniu do Inspekcji Pracy albo burofaksie firma może w odwecie zwolnić pracownika. Jeżeli sąd uzna, że stosunek pracy istniał, a zwolnienie było odwetem, powinien uznać je za nieważne (despido nulo) — firma musi wtedy przywrócić pracownika do pracy i zapłacić wynagrodzenie za okres od zwolnienia do przywrócenia (salarios de tramitación).